Không phải bất kì công việc nào được nhà tuyển dụng offer thì ứng viên chắc chắn đồng ý. Nguyên nhân là do ứng viên dựa vào nhiều tiêu chí để quyết định nhận công việc hay không. Đó có thể là mức lương, sự phù hợp với sở thích, chính sách đãi ngộ, phúc lợi,... Dù công việc không phù hợp với nguyện vọng, ứng viên cũng nên viết thư từ chối offer công việc chuyên nghiệp mà không nên im lặng. Dưới đây là bài viết hướng dẫn cách viết thư từ chối, cùng Vjobs tham khảo nhé!

>>> Việc làm tại Cần Thơ đang tuyển dụng trên Vjobs: TẠI ĐÂY

>>> Việc làm tại Thành phố Hồ Chí Minh đang tuyển dụng trên Vjobs: TẠI ĐÂY

1. Offer công việc là gì?

Offer công việc (Job Offer) là đề nghị chính thức từ một công ty hoặc nhà tuyển dụng gửi đến ứng viên sau khi họ đã vượt qua quá trình tuyển dụng. Một job offer thường bao gồm các thông tin quan trọng như:

• Vị trí công việc
• Mức lương & phúc lợi (lương cơ bản, thưởng, bảo hiểm, trợ cấp…)
• Mô tả công việc (nhiệm vụ, trách nhiệm chính)
• Thời gian làm việc
• Địa điểm làm việc
• Ngày bắt đầu công việc
• Các điều kiện & điều khoản khác

Ứng viên có thể chấp nhận, từ chối hoặc thương lượng trước khi ký kết hợp đồng lao động chính thức.

2. Vì sao cần phải viết thư từ chối offer công việc chuyên nghiệp?

Thay vì im lặng trước đề xuất công việc từ phía nhà tuyển dụng, hãy viết thư từ chối offer công việc chuyên nghiệp nếu công việc không phù hợp. Điều này giúp bạn trở nên chuyên nghiệp và không đánh mất cơ hội của bản thân trong tương lai.

Khi nhà tuyển dụng nhận được thư từ chối công việc từ ứng viên đồng nghĩa với việc họ nhận được sự tôn trọng tương ứng. Khi không nhận công việc, việc viết thư hoặc gọi điện chính là cách đáp lại sự ghi nhận năng lực và tin tưởng của doanh nghiệp.

Phản hồi bằng việc viết thư hoặc gọi điện càng sớm càng tốt để nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian. Khi nhận được sự từ chối, họ sẽ biết lên kế hoạch tuyển dụng nhân viên mới để đảm bảo tiến độ công việc.

>>> Khám phá các việc làm đang tuyển dụng trên Vjobs.vn: TẠI ĐÂY

3. Hướng dẫn cách viết thư từ chối

Xu hướng làm việc qua email ngày càng phổ biến bởi tính thuận tiện và sự chuyên nghiệp. Do đó, thay vì gọi điện hoặc sắp xếp lịch gặp trực tiếp để từ chối, ứng viên nên chọn viết thư qua email. 

Dưới đây là cách viết thư từ chối offer công việc chuyên nghiệp mà Vjobs gợi ý cho bạn:

3.1 Tiêu đề thư

Tiêu đề thư là yếu tố quan trọng không thể thiếu để người dùng nhận biết chủ đề của lá thư. Nếu bạn viết “thư từ chối offer công việc” sẽ khiến bạn không được đánh giá là người tinh tế vì câu từ có phần nhạy cảm.

Thay vào đó hãy viết khéo léo theo các cách gợi ý sau:

• “Họ và tên ứng viên - Vị trí công việc được đề xuất”
• “Họ và tên ứng viên - Phản hồi offer công việc”

3.2 Phần mở đầu

Tương tự như thư xin việc, luôn mở đầu thư bằng lời chào để thể hiện sự lịch sự. Nếu bạn đã biết rõ tên người đề xuất công việc cho bạn, hãy chào trực tiếp tên đối phương.

>>> Xem thêm: Bí quyết viết thư ứng tuyển ấn tượng với nhà tuyển dụng

Kèm theo lời chào là lời cảm ơn chân thành để thể hiện sự cảm kích đối với cơ hội nghề nghiệp mà doanh nghiệp đã dành cho mình.

Ví dụ:

Kính gửi nhà tuyển dụng/ Quý doanh nghiệp/ Anh, Chị XYZ,

Em/Tôi xin chân thành cảm ơn quý doanh nghiệp đã dành thời gian trao đổi và gửi lời mời làm việc.

3.3 Nội dung từ chối

Viết thư từ chối offer công việc chuyên nghiệp thể hiện rõ nét ở phần nội dung từ chối. Khi bạn biết đưa ra lí do thuyết phục mà không gây mất lòng nhà tuyển dụng, bạn chắc chắn gây được thiện cảm tốt trong mắt họ.

Không nên diễn giải lan man và càng không nên thẳng thắn nói rằng vì bạn đã nhận công việc ở một doanh nghiệp khác, hay không hài lòng với chính sách lương thưởng và đãi ngộ,...

Ví dụ: 

Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, em/tôi nhận thấy vị trí này chưa hoàn toàn phù hợp với định hướng nghề nghiệp hiện tại của em/tôi.

Để không đánh mất cơ hội nghề nghiệp trong tương lai, bạn nên bày tỏ thêm lời mời hợp tác trong tương lai hoặc giữ liên lạc với nhà tuyển dụng qua các kênh mạng xã hội.

Ví dụ: 

Em/Tôi hy vọng có cơ hội hợp tác với doanh nghiệp trong tương lai. Xin phép được kết nối LinkedIn/Facebook/…. để cập nhật những thông tin hữu ích từ quý doanh nghiệp

Dưới đây là liên kết dẫn đến tài khoản LinkedIn/Facebook/….cá nhân của em/tôi. Nếu có nhu cầu, xin hãy kết nối với em/tôi để chúng ta có thể trao đổi nếu cần trong thời gian tới.

3.4 Phần kết 

Cuối thư, bạn nên khẳng định lại sự trân trọng của mình và gửi lời chúc tốt đẹp đến nhà tuyển dụng hoặc doanh nghiệp.

Ví dụ:

Một lần nữa, em/tôi xin chân thành cảm ơn và chúc quý doanh nghiệp luôn thành công hơn nữa trong tương lai.

Biết ơn và trân trọng.

Họ và tên

4. Một số lưu ý

Ngoài việc không nên trì hoãn (phản hồi nhanh chóng) và luôn giữ thái độ tích cực, lịch sự để không khép đi “cánh cửa” của cơ hội nghề nghiệp tương lai kể trên, Vjobs lưu ý thêm một số nội dung sau:

• Cân nhắc khung giờ gửi thư: Trong vòng 24h kể từ khi nhận được lời đề nghị hợp tác, bạn nên phản hồi càng sớm càng tốt trong khung giờ làm việc. Điều này tránh thư của bạn bị trôi.
• Kiểm tra chính tả: Đảm bảo toàn bộ nội dung đều không mắc lỗi về chính tả nếu không muốn bị đánh giá là ứng viên không có tâm, không cẩn thận.

Như vậy, tương tự như doanh nghiệp có quyền chọn hay không chọn ứng viên, ứng viên cũng có quyền quyết định làm hay không làm ở doanh nghiệp. Dù là như thế nào, một sự phản hồi bằng cách viết thư từ chối offer công việc chuyên nghiệp luôn là cách giúp bạn tìm thấy cơ hội nghề nghiệp mơ ước hiện tại mà không làm mất đi cơ hội việc làm trong tương lai.