Các bạn có bao giờ rơi vào tình trạng làm không hết việc phải mang về nhà làm hoặc tăng ca thêm để giải quyết các công việc chưa giải quyết trong ngày chưa?

Quỹ thời gian của mỗi người đều có 24h trong ngày, làm thế nào để có thể tranh thủ được thời gian hoàn thành những công việc trong ngày hôm đó, đối với các bạn chưa có kinh nghiệm đi làm, việc quản lý thời gian là vô cùng quan trọng, là một kỹ năng thiết yếu giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả, giảm stress, và tăng năng suất. Vậy phân bổ công việc là gì, tại sao nó quan trọng, và làm thế nào để thực hiện tốt? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Phân bổ công việc là gì ?

Phân bổ công việc là quá trình sắp xếp, bố trí, các công việc một cách hợp lý về thời gian, với mục tiêu rõ ràng và thời gian hoàn thành cụ thể. Điều này giúp bạn kiểm soát công việc, tránh cảm giác quá tải và đạt được kết quả mong muốn trong thời gian ngắn nhất.
Ngoài ra cách làm này còn giúp xác định được thứ tự ưu tiên quan trọng cần giải quyết, nhờ thế có thể chia nhỏ mục tiêu lớn thành những mục tiêu nhỏ, dễ dàng quản lý và hoàn thành từng bước một. Khi các công việc được phân bổ hợp lý, bạn sẽ tránh được tình trạng lãng phí thời gian vào những nhiệm vụ không cần thiết hoặc thiếu sự tập trung.

2. Ưu điểm & Nhược điểm

• Ưu điểm:

Tăng năng suất: Vì các công việc đã được lên các bước thực hiện cụ thể, mọi nhiệm vụ đều được lên kế hoạch và thực hiện đúng thời điểm. 
Giảm áp lực: Khi có lộ trình rõ ràng, bạn sẽ tránh được cảm giác mơ hồ và lo lắng.
Quản lý thời gian tốt hơn: Phân bổ thời gian hợp lý giúp bạn luôn trong tâm thế phải hoàn thành nhiều việc trong thời gian ngắn, thúc đẩy bản thân nhanh chóng.

• Nhược điểm:

Tốn thời gian ban đầu: Việc lập kế hoạch chi tiết có thể mất thời gian, đặc biệt với những người chưa có kinh nghiệm đi làm.
Khó duy trì: Ngoài ra trong quá trình này cần đòi hỏi bạn phải tập trung và kiên trì rất nhiều, đôi lúc còn muốn buông xuôi.

3. Các bước phân bổ công việc hiệu quả

3.1. Sắp xếp thứ tự ưu tiên

Xác định các công việc quan trọng là điều tối quan trọng trong bước đầu tiên lên kế hoạch công việc . Sử dụng phương pháp Eisenhower:

• Góc thứ nhất ( màu đỏ ) Khẩn cấp và quan trọng: Đây là góc quan trọng nhất “Giải quyết ngay” đây là ô dành cho những công việc cấp bách, chiếm từ 15% - 20% quỹ thời gian. Những công việc cần ưu tiên hàng đầu: Công việc xuất hiện bất ngờ không thể dự đoán trước, công việc sắp hết thời hạn.
• Góc thứ hai ( màu cam ) Quan trọng và không khẩn cấp: Góc thứ hai này chiếm khoảng 60% đây là góc giúp bạn quản lý thời gian tốt, tuy không khẩn cấp nhưng sẽ giúp bạn đạt được thành tựu to lớn hơn so với những ô khác, nên dành nhiều thời gian hơn ở ô này.
• Góc thứ 3 ( màu vàng ) Không quan trọng và khẩn cấp: Ô này thường sẽ dành cho những việc đột ngột xuất hiện nhưng có thể từ chối hoặc bàn giao. Góc này thường sẽ chiếm 10% - 15%.
• Góc thứ 4 ( màu xanh ) Không quan trọng và không khẩn cấp: Hãy dành ít thời gian cho ô này vì chúng chẳng mang lại lợi ích gì cả nhưng có thể tiêu tốn thời gian rất nhiều nếu bạn sao nhãng.

3.2. Lập timeline cụ thể

Xác định thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ. Timeline rõ ràng giúp bạn tránh trễ hạn và giữ vững tiến độ.
Timeline rõ ràng không chỉ giúp bạn quy định rõ thời gian cần hoàn thành

3.3. Tìm ra "khung giờ vàng"

Mỗi người đều có nhịp sinh học riêng, quyết định thời điểm làm việc hiệu quả nhất trong ngày. Có những người thuộc nhóm “cú đêm” – chỉ khi ánh mặt trời lặn, họ mới có thể tập trung cao độ và phát huy khả năng tốt nhất. Điều này thường liên quan đến đặc điểm sinh học, thói quen sống và thậm chí là môi trường xung quanh. Hãy thử nghiệm và tìm ra cho mình khung giờ làm việc lý tưởng.

3.3. Làm việc vào buổi sáng

Một số báo cáo cho thấy buổi sáng là thời gian trí não minh mẫn nhất thích hợp tiếp thu hoặc làm các công việc cần thúc đẩy tiến độ và sự ổn định. Hãy tận dụng thời gian này để xử lý các công việc cần sự tập trung cao.

Quá trình này ban đầu sẽ rất có nhiều trở ngại vì để có thể tạo thành một thói quen theo bản năng bản thân cần phải tự đặt ra sự kỷ luật trong thời gian dài, vậy làm thế nào để tránh sao nhãng, khiến não bộ tập trung 100% vào công việc hiện tại hãy cùng Vjob làm theo các bước này ngay nhé.

4. Làm thế nào để tập trung vào công việc?

4.1. Loại bỏ mạng xã hội

Mạng xã hội là một trong những yếu tố gây xao nhãng lớn nhất. Tắt thông báo hoặc sử dụng các ứng dụng hạn chế truy cập mạng xã hội để không bị phân tâm.

4.2. Lựa chọn không gian làm việc phù hợp

Chọn một nơi yên tĩnh, thoáng đãng và không bị làm phiền để làm việc. Nếu làm việc tại nhà, hãy thiết kế góc làm việc riêng biệt, tránh xa khu vực nghỉ ngơi.

4.3. Caffeine

Hãy nạp caffeine vào buổi sáng sẽ giúp tăng cường sự tỉnh táo và tập trung, caffeine thúc đẩy sản xuất dopamine, giúp cải thiện tâm trạng và giảm cảm giác uể oải.

Kết luận

Việc phân bổ công việc một cách hợp lý không chỉ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả mà còn nâng cao chất lượng công việc và cải thiện cuộc sống cá nhân. Hãy bắt đầu áp dụng các bước phân bổ được chia sẻ ở trên để đạt được thành công!