Nhân viên hành chính nhân sự là gì? Công việc cụ thể của bộ phận hành chính nhân sự là làm gì? Trong bài viết hôm nay, Vjob sẽ giúp bạn giải đáp một số thông tin xoay quanh bộ phận hành chính nhân sự và mô tả chi tiết công việc hành chính nhân sự.
Hành chính nhân sự là gì? Nhân viên hành chính nhân sự là gì?
Hành chính nhân sự - HCNS (Hành chính văn phòng) là bộ phận chịu trách nhiệm về các công việc có liên quan đến các thủ tục hành chính, các công việc liên quan đến lưu trữ văn thư, lưu trữ thông tin cá nhân của nhân sự công ty.
Nhân viên Hành chính nhân sự hay còn gọi là HR Staff có chức năng, vai trò duy trì, phát triển và đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến 2 khía cạnh bao gồm “Nhân sự” và “Hành chính”. Ngoài ra, mô tả việc làm hành chính nhân sự cũng sẽ bao gồm các công việc khác như quản lý, giám sát các sự kiện nội bộ của công ty như du lịch, tổng kết năm, tổng kết tháng, v.vv.. Khi doanh nghiệp có mặt hạn chế về nhân sự, bộ phận HCNS cũng sẽ hỗ trợ bộ phận kế toán.
Mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự
Hành chính nhân sự là làm gì? Liệu công việc của nhân viên hành chính nhân sự có thật sự xoay quanh giấy tờ? Dưới đây là danh sách các đầu việc mà một nhân viên hành chính nhân sự phải làm.
Quản lý các văn kiện, hồ sơ và giấy tờ
- Tiếp nhận công văn, các đơn thư, giấy tờ đề nghị, các văn bản hoặc tài liệu được chuyển đến doanh nghiệp, giải quyết các văn bản trong phạm vi quyền hạn của mình, lưu trữ các văn bản này vào kho dữ liệu của doanh nghiệp
- Tiếp nhận các giấy tờ có thông tin của nhân sự doanh nghiệp như giấy xin nghỉ phép, giấy báo ốm, giấy giải trình, v.vv..
- Theo dõi, quản lý các hoạt động liên quan đến duy trì văn hóa của doanh nghiệp
- Theo dõi, quản lý các văn bản liên quan đến chế độ lương, thưởng của nhân sự công ty
Lưu giữ các cơ sở dữ liệu, hồ sơ lao động
Hay còn có tên gọi khác là quản lý hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của công việc này chính là lưu trữ hồ sơ lao động đã được ký kết giữa doanh nghiệp và nhân sự.
Quản lý các tài sản, thiết bị chung của doanh nghiệp
- Theo dõi, quản lý, bàn giao, nhận bàn giao các thiết bị, máy móc thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đến các bộ phận hoặc nhân sự liên quan
- Thực hiện theo dõi lịch bảo trì, đổi mới máy móc, thiết bị. Trong trường hợp thiết bị, máy móc bị hư hỏng cần thay mới, bộ phận hành chính nhân sự sẽ làm đề xuất để được mua mới máy móc hoặc thiết bị đó
- Thực hiện kê khai các văn phòng phẩm theo yêu cầu của các phòng ban khác hàng tháng
Xử lý bảng lương
Ở một số doanh nghiệp nhỏ và vừa, một số công việc khác của nhân viên hành chính nhân sự là hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc xử lý bảng lương. Một số công việc liên quan như theo dõi bảng chấm công, làm danh sách lương và thưởng hàng tháng, thực hiện chi trả, thanh toán lương đúng hạn.
Hỗ trợ công tác lễ tân
Tương tự với công việc xử lý bảng lương, đôi khi nhân viên hành chính nhân sự cũng sẽ hỗ trợ công tác lễ tân khi doanh nghiệp thiếu vị trí này. Công tác lễ tân sẽ bao gồm những công việc như:
- Tiếp đón khách hàng, khách đến công ty
- Tiếp nhận một số giao dịch bằng hình thức trao đổi bằng điện thoại hoặc trực tiếp
- Tham gia hỗ trợ các sự kiện của công ty (nếu có), các sự kiện nội bộ để phát triển văn hóa doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự
Trong việc quản lý và vận hành doanh nghiệp, phòng Hành chính Nhân sự đóng một vai trò không thể thiếu. Để hoạt động hiệu quả, mỗi chức năng trong phòng này được rõ ràng hóa thông qua các bộ phận chuyên biệt:
Bộ phận tuyển dụng
Nhiệm vụ của họ là lựa chọn và thu hút ứng viên cho các vị trí trong công ty. Họ chịu trách nhiệm đưa ra các chiến lược tuyển dụng trên các kênh truyền thông và tiến hành quá trình này. Để thành công, nhân viên tuyển dụng cần hiểu rõ nhu cầu của từng bộ phận và chọn lọc những ứng viên tốt nhất.
Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)
Họ giữ trọng trách xây dựng và cải thiện chính sách lương và các phúc lợi cho nhân viên, đồng thời đảm bảo sự cân bằng giữa quyền lợi của người lao động và điều luật lao động. Để làm tốt việc này, nhân viên C&B cần nắm vững các quy định và chính sách lao động.
Bộ phận hành chính
Những người làm việc ở đây có trách nhiệm quản lý và bảo quản các giấy tờ, văn bản và tài sản của công ty. Ngoài ra, họ còn tổ chức các cuộc họp và lên lịch hẹn với đối tác, cũng như nhiều nhiệm vụ khác tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Bộ phận đào tạo và phát triển
Bộ phận đào tạo và phát triển có trách nhiệm nâng cao năng lực của nhân viên. Bằng việc đào tạo, họ giúp nhân viên mở rộng kiến thức và kỹ năng, tạo điều kiện cho họ tiến xa hơn trong sự nghiệp.
Tham khảo thêm việc làm:
